メモ機能を活用することで、従業員が提出した年末調整情報の確認状況の管理や、原本提出が必要な書類の提出状況管理をすることができます。その他にもメモ機能は様々な利用方法がございますので、ご活用くださいませ。このページではメモ機能の活用例をご紹介致します。
目次
確認対象の従業員管理に利用する
従業員から提出された年末調整情報を複数の管理者が手分けして確認する場合など、担当者ごとにメモカラーをつけることで、担当の従業員を簡単に絞り込むことができます。
【例】管理者Aさんが「東京本社の正社員」の従業員を確認する
※ 管理者Aさんのメモカラーを青とします
1. 依頼一覧の詳細検索でグループが「東京本社」かつ雇用形態が「正社員」の従業員を絞り込みます。
2. 従業員が絞り込まれたら「従業員ダウンロード」で「検索絞込中の従業員」のCSVファイルをダウンロードします。
3. ダウンロードしたCSVファイルに「メモ1 色」に『青』と入力し、「スタッフコード」と「メモ1」以外の列を削除して保存します。
※ 必要があれば「メモ1 内容」にメモ内容を入力します。
※ ダウンロードしたCSVファイルに「メモ 1」の項目が表示されない場合は、一度手動で1つメモを登録した後で再度CSVファイルをダウンロードして下さい。
4.「従業員データ一括登録」でメモを追加したCSVファイルをアップロードします。
5. 対象の従業員にメモが追加されました。
6. 詳細検索のメモカラーで「青」絞り込みをすることで、管理者Aさんが担当する従業員を簡単に絞り込むことができます。
【例】管理者Aさんが「スタッフコード：000～005」の従業員を確認する
※ 管理者Aさんのメモカラーを青とします
1. 依頼一覧の「従業員ダウンロード」で「全従業員」のCSVファイルをダウンロードします。
2. ダウンロードしたCSVファイルで「スタッフコード：000～005」以外の従業員の行を削除します。
3. CSVファイルに「メモ1 色」に『青』を入力し、「スタッフコード」と「メモ1」以外の列を削除して保存します。
※ 必要があれば「メモ1 内容」にメモ内容を入力します。
※ ダウンロードしたCSVファイルに「メモ 1」の項目が表示されない場合は、一度手動で1つメモを登録した後で再度CSVファイルをダウンロードして下さい。
4.「従業員データ一括更新」でメモを追加したCSVファイルをアップロードします。
5. 対象の従業員にメモが追加されました。
6. 詳細検索のメモカラーにて「青」で絞り込みをすることで、管理者Aさんが担当する従業員を簡単に絞り込むことができます。
ダブルチェックに利用する
従業員から提出された年末調整情報を複数の管理者がダブルチェックする場合など、メモカラーを利用することでダブルチェックの状況を管理することができます。
【例】管理者Aさんと管理者Bさんの２人で確認する
1. メモカラーのルールを決めます。今回は下記のルールとします。
| メモカラー | 青 | 確認中 |
| 黃 | 管理者Aさんが確認済み | |
| 桃 | 管理者Bさんが確認済み |
2. これから確認する従業員にメモを追加します。メモカラーを「青」、メモに「確認中」と入力して保存します。この従業員の情報を管理者Aさんが確認中だということがわかります。
3. 結果承認の内容の確認が終わったら、「承認する」はクリックせずに、メモカラーを「黃」に変更します。必要があればメモに共有事項を入力します。
4. 管理者Bさんも同じ手順でメモを設定しながら確認していきます。管理者Aさんが確認済み（メモカラーが「黃」かつ、ステータスが「入力済」）の従業員の確認作業を管理者Bさんも完了した場合は、「承認する」をクリックして保存します。「承認」することで従業員のステータスが「完了」になります。
5. 管理者Bさんのメモカラーを「桃」に変更します。必要があればメモに共有事項を入力します。
6. 詳細検索のメモカラーとステータス表示で、状況ごとに簡単に絞り込むことができます。
| メモカラー | 無し | 未確認 |
| 青 | 確認中 | |
| 黃 | 管理者Aさん確認済 | |
| 桃 | 管理者Bさん確認済 | |
| 黃＋桃 | 2人とも確認済 | |
| ステータス | 完了 | 2人とも確認済 |
提出書類の状況管理に利用する
メモ機能を利用することで、生命保険料等の控除証明書や前職で発行された本年分の源泉徴収票などの原本回収が必要な書類の提出状況を管理することができます。
書類種別単位でメモカラーを設定する場合
未提出の書類に対してメモを作成していきます。書類の提出を確認したらメモを削除していきます。
1. メモカラーのルールを決めます。今回は下記のルールとします。
| メモカラー | 青 | 生命保険料等の控除証明書 |
| 黃 | 住宅借入金等特別控除申告書、年末残高証明書 | |
| 桃 | 前職の源泉徴収票 | |
| 緑 | 国民年金保険の社会保険料控除証明書 | |
| 紫 | 小規模企業共済等や個人型確定拠出年金の払込証明書等 | |
| 橙 | メモ | |
| 無し | すべての書類を提出済み、もしくは提出不要 |
2. 従業員の年末調整情報を確認する際に、原本提出が必要な書類のメモを追加します。
例：「生命保険料の控除証明書」と「前職の源泉徴収票」が必要な従業員の場合
3. 従業員が書類を提出したことを確認したら、対象のメモを削除します。
4. 必要があればメモカラー「橙」のメモを追加し、メモとして利用します。
5. 詳細検索のメモカラーで絞り込みをすることで、書類の提出状況を一覧で確認することができます。
「すべて提出済」「未提出あり」にメモカラーを設定する場合
1. メモカラーのルールを決めます。今回は下記のルールとします。
| メモカラー | 青 | 未提出の書類あり |
| 黃 | すべての書類を提出済み |
2. 従業員の年末調整情報を確認する際に、原本提出が必要な書類のメモを追加します。
例：「生命保険料の控除証明書」と「前職の源泉徴収票」が必要な従業員の場合
3. 従業員が書類を提出したことを確認したら、提出済みの【済】をメモに入力します。
「生命保険料の控除証明書」の提出を確認した場合
4. すべての書類を提出したことを確認したら、メモカラーを「黃」に変更します。
5. 詳細検索のメモカラーで絞り込みをすることで、書類の提出状況を一覧で確認することができます。
管理者同士の連絡に利用する
メモのアラート機能を利用することにより、メモを管理者同士の連絡に利用することができます。
1. 管理者自身にメモを作成します。
アラート日は作成日で設定することで、作成と同時に年末調整の「依頼一覧」「結果一覧」画面上部にメモの内容がメモアラートとして表示されます。
2. 年末調整の「依頼一覧」「結果一覧」の画面にメモアラートが表示されます。
メモアラートはすべての管理者に表示されますので、管理者同士の連絡として利用できます。
3. 別の管理者が連絡に対する返答をメモで作成します。
4. 画面上部のメモアラートで確認することができます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。